Comunica #6 ▶️ El gabinete de prensa o ¡Quiero salir en los medios!

▶️ En el capítulo 6 del podcast Comunica damos una visión general sobre el gabinete de prensa y su principal función: ser el enlace con los medios.

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Bienvenidos al capítulo 6 del podcast Comunica.

En los próximos minutos hablaremos de comunicación, relaciones públicas, redes sociales, comunicación no verbal, resumiendo… Comunicación en mayúsculas.

Mi nombre es Raimon Sastre, consultor de comunicación. ¡Empezamos!

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Antes de empezar os recuerdo, como cada semana, que en raimonsastre.com podéis encontrar el servicio de consultoría para preguntar todo aquello que queráis para mejorar vuestra marca corporativa o marca personal y jamás os atrevisteis a preguntar.

¡Muchas gracias una semana más por estar ahí e ir incrementando poco a poco, semana a semana, esta pequeña comunidad de personas que nos gusta hablar y aprender alrededor del mundo de la comunicación.

Somos un poco frikis, pero ya nos gusta el término. Sí, sí, somos frikis y hay que admitirlo. ¡Aunque no todo el mundo! También hay gente que escucha el podcast que tienen su propia marca, personal o corporativa, y quieren aprender a gestionar la comunicación, en plan do it yourself. ¡Bienvenidos!

Aquellas personas que también tienen una marca y no quieren gestionar la comunicación pero quieren enterarse un poco de qué va el tema. ¡Bienvenidos!

Y también aquellas personas que queréis entrar en el mundo de la comunicación corporativa, ya sea en una agencia, como freelance… ¡Muy bienvenidos a este pequeño mundo que estamos creando que es el podcast Comunica!

Antes de empezar e ir al tema de la semana os quiero comentar un par de cosas e intentaré que sea muy rápido porque quiero que el podcast se mantenga entre 15 y 20 minutos. Aunque también es cierto que no va a ser cada semana y habrá podcasts que van a durar más de 20 minutos. Ahora veréis el motivo.

¡Canal en Telegram!

He abierto un canal de Telegram, si no tenéis la aplicación os la recomiendo mucho, ya que para mí es mejor que WhatsApp, pero es solo una opinión personal.

Este es el canal: https://t.me/raimonsastre

En el canal solo se publicaran solo los capítulos del podcast Comunica y también las entrevistas. Hasta el momento se ha compartido la que publiqué la semana pasada con Josep Salvat.

Por cierto, hago un pequeño paréntesis, aquellas personas que os queréis dedicar al mundo de la comunicación, sobre todo como freelance, os recomiendo mucho que os leáis la entrevista. Hay algunos aspectos que creo que os pueden ayudar mucho. No os lo digo tanto para incrementar visitas a la web, que lógicamente bienvenidas y estoy encantado de la vida. Pero es recomiendo la lectura de la entrevista si os queréis introducir en este mundo, sinceramente creo que vale mucho la pena.

Lo dicho, he abierto el canal de Telegram. Se trata de una prueba para ver si hay gente que viene de Telegram. No hay ninguna obligación de hacerlo, pero que sepáis que cada vez que publique un capítulo también lo compartiré en el canal de Telegram y seguramente os será más fácil estar al día a través de esta alternativa. Se trata de una prueba y ya os lo iré recordando semana a semana.

Ahora que estamos creando esta pequeña comunidad creo que es un buen momento para hacerlo.

Cambio en la organización de los contenidos del podcast

Un episodio al mes lo dedicaremos al gabinete de prensa

Se trata de ir organizando un poco el contenido porque hasta el momento vamos un poco a salto de mata. Lo que quiero es organizarlo un poco y que vosotros lo tengáis más estructurado. Váis a seguir pensando, «a ver de qué habla esta semana», pero con un poco más de orden.

Quiero dedicar un capítulo al mes a hablar de gabinete de prensa y del mundo del periodismo. Creo que es suficientemente importante como para dedicarle un capitulo al mes. Ya sea hablar de notas de prensa, escribir titulares con gancho…

¡Eso sí! Olvidando todo el tema del clickbait, está muy bien que juguéis, hasta cierto punto, con los titulares, yo lo he hecho y en algunas ocasiones me ha funcionado muy bien. Incluso en una ocasión conseguí que un periódico publicara una noticia basándose solo en el titular que había creado en la nota de prensa, algo espectacular y que me divirtió mucho.

Incluso en otra nota de prensa conseguí que una persona que sale mucho en TV3 se cabreara con mi nota de prensa y que usara su columna de opinión personal, casi exclusivamente, para hablar de mi nota de prensa. Otro día os cuento batallitas de trabajo.

Puede ser interesante hablar de notas de prensa, crear titulars con gancho, como trabajar con periodistas, saber las dinámicas de los medios de comunicación, cuándo enviar una nota de prensa, a quién se la envío, cómo se la envío, le puede interesar o no lo que le envío…

De ahí también que dediquemos un podcast a ver la diferencia entre lo noticiable o interesante frente a lo importante. No siempre coinciden. Normalmente, el pensamiento de la marca es «yo saco esto porque es muy importante» y a los medios o no les interesa o directamente publican otra cosa.

Ejemplo tonto. Visita del Rey, el que ahora llaman el emérito, el Rey Juan Carlos, que visita una base militar hace unos diez año, creo, y el hombre se cayó. Hizo su discurso y se cayó. ¿Lo importante que era? La visita del Rey Juan Carlos, su discurso, las palabras que dijo… ¿Qué fue lo noticiable? El peñazo que se dio, la caída que el pobre sufrió en esa visita.

Podríamos entrar a debatir si eso era lo que tendrían que haber publicado los medios. No voy a entrar ahora en ese debate, pero si os interesa, podemos organizar una tertulia y debatimos sobre lo noticiable y lo importante.

Tendremos entrevistas con personas relacionadas con la comunicación

Otra evolución que quiero hacer del contenido es el tema de las entrevistas. Hasta el momento he compartido una entrevista que es la que tenéis publicada en la web. Si váis a la parte inferior de la web, justo antes del footer, allí hay un apartado que pone entrevistas. Si clicáis allí encontraréis distintos botones con los enlaces a las entrevistas.

He pensado que, teniendo en cuenta que la gente no lee, no lo digo por vosotros que se que leéis muchísimo y lo tengo muy presente… Pues eso, normalmente la gente no lee y los textos se escanean y se busca aquella parte que interesa más. Creo que la entrevista en audio puede hacer que la escuchéis más, es decir, que la gente escuche más la entrevista que no la lea, es así. A todos nos es más fácil ponernos unos auriculares o conectar unos altavoces y escuchar que no estar leyendo, ya que supone un esfuerzo muy distinto.

Además, el hecho de conocer o escuchar como se expresa y las palabras exactas que usa esa persona, creo que le puede dar, no tanto un valor añadido, pero sí un color muy distinto.

Creo que, como las entrevistas que tengo en mente algunas serán con personas que llevan muchísimos años en el sector de la comunicación y que tienen muchísima experiencia y que trabajan en grandes empresas y otros en pequeñas empresas, porque aquí tenemos que ver de todo. Pienso que lo que nos pueden contar puede ser muy interesante.

Luego tengo una duda de como organizar las entrevistas porque tengo un apartado para colgarlas íntegras en texto, pero también quiero hacerlas en el podcast. Mi duda es, ¿qué hago con el post? Cuelgo la entrevista en la entrada del episodio y hago desaparecer el apartado que hay para las entrevistas.

Otra opción es hacer una pequeña introducción con un poco de biografía en el post del podcast y luego os meto el enlace al apartado de la entrevista y allí que esté transcrita. Tengo dudas y puede que termine haciendo esto último. No lo sé.

Espero vuestro feedback en raimonsastre.com, Allí tenéis un formulario y me enviáis las propuestas. Ya sabéis que sois libres de hacer lo que queráis.

Nos vamos al tema de la semana que ya llevamos 9 minutos y vamos mal. Tengo un máximo de 10 minutos para explicaros todo lo que tengo previsto. Si puedo, lo hago en menos tiempo.

Como he dicho, quiero dedicar un podcast al mes al gabinete de prensa y ya ha llegado ese día. Por lo tanto, el tema de hoy es…

El gabinete de prensa o ¡Mamá, quiero salir en los medios de comunicación!

Voy a tratarlo de forma muy simple y muy básica para que tengáis una visión general. Como mes a mes iremos entrando en detalles del gabinete de prensa tenemos muchas semanas por delante para aprender.

Lo digo por si hay algún consultor o consultora que me está escuchando y no está de acuerdo conmigo que no venga a buscarte a casa con antorchas y con ganas de quemarme en la plaza como si fuera una bruja.

¿Qué es el gabinete de prensa?

Aquella persona o equipo que se encarga de gestionar la relación entre tu marca y los medios de comunicación. Así de simple. Es la persona o equipo que hace de bisagra entre tu marca y aquello que tengas noticiable para explicar o aquella información que tengas para contar y los medios de comunicación que les interesa, o les puede interesar, esa comunicación.

¿Cómo organizamos el gabinete de prensa?

Con un equipo o con una persona y además lo puedes gestionar de forma interna o de forma externa. Es decir, puedes tener contratado un equipo y tener un departamento de gabinete de prensa que normalmente cuelga del de comunicación.

No es lo mismo un responsable de medios que un responsable de comunicación, aunque muchas veces son la misma persona, las funciones son distintas.

Podéis tener una persona o un equipo contratado en vuestra empresa que haga estas funciones o bien lo podéis tener externalizado a través de una agencia o a través de un freelance. Una decisión que personas como yo os agradecemos muchísimo ya que una parte de nuestro sueldo o de nuestros ingresos entran gracias a esta externalización del servicio. Así que solo me queda dar las gracias a todas aquellas marcas que confían en nosotros o en mí. ¡Muchas gracias!

¿Qué hace el gabinete de prensa?

Lo he reducido a tres aspectos muy básicos y relacionados entre sí. Lo primero que hace es intentar que se publiquen noticias de la marca en los medios de comunicación. Así de simple. Queremos conseguir impactos en los medios, sean del tipo que sean: televisión, radio, online, podcast…

Otra de las funciones del gabinete de prensa es pasar la información que piden los medios de comunicación. «¡Oye! Necesito más información de la nota que has enviado» o «necesito un dossier ampliando la información».

Y la última de las funciones, muy relacionada con las otras dos, pero que desde mi punto de vista tiene un impacto muy superior sobre todo a nivel interno porque gusta mucho son las entrevistas. El gabinete de prensa debe gestionar las entrevistas que piden los medios de comunicación. Como marca también podéis proponer, por ejemplo, en la nota de prensa que la persona X está disponible para entrevistas.

También se pueden hacer llamadas particulares a los periodistas, productores, responsables de programas… para averiguar los temas que van a tratar durante esa semana y hacer una propuesta de tema que sepáis que puede ser interesante.

Estas son tres funciones básicas de las que se encarga el gabinete de prensa, puede llegar a hacer mucho más, pero podemos empezar a partir de aquí. 1) Enviar información a los medios para que la publiquen. 2) Dar la información que piden los medios de comunicación y 3) gestionar las entrevistas.

Repito que es muy básico pero hay que empezar por tener una visión general. Ya iremos entrando en detalles.

¿Qué es lo que intenta publicar la marca o empresa en los medios?

Información.

No vendemos productos, pero eso existe la publicidad. No vendemos servicios, para eso existe la publicidad. Enviáis información que interesa, que es importante, que es noticiable, que es destacable…

¿En qué formatos se publica la información?

En el que le interese al medio de comunicación, pero vosotros no controláis. Puede ser en formato noticia, reportaje, entrevista, columna de opinión o artículo de opinión…

De hecho he escrito alguno que ha salido publicado firmado por alguno de mis clientes. De eso también se encarga el gabinete de prensa, de preparar y redactar ese artículo, en el caso que no lo escriba el cliente. El gabinete de prensa también se encarga de hacer la gestión con los medios e intentar colocar el artículo.

Hablaremos otro día sobre cómo colocar artículos o columnas de opinión.

Otro de los formatos donde puede aparecer vuestra información es en una tertulia. Ya sea el responsable de comunicación, el CEO o alguien de la empresa participa en una tertulia como especialista. No se trata tanto de entrar en la rueda de tertulias semanales que están mucho más vinculadas con la actualidad y allí, seguramente, tu valor de marca queda desdibujado.

El objetivo es entrar en una tertulia específica del tema que sea. Se trata de buscar oportunidades comunicativas, un concepto que es debe quedar grabado a fuego.

¿Con qué objetivos se busca el impacto en los medios de comunicación?

Los he reducido a cuatro, se puede ampliar casi hasta el infinito o reducirlo al máximo. Hay gente que lo resume al único objetivo de «para vender». Para mí, el gabinete de prensa es mucho más, para mí el gabinete de prensa colabora en la construcción de la marca.

Objetivos del gabinete de prensa:

Dar a conocer un producto o un servicio. De manera informativa, no en formato publicitario.
Posicionarse como especialista, experto o puntero en un sector. Eres especialista en algo y los medios de comunicación te sitúan en el Top Of Mind, concepto muy conocido en el mundo del marketing y otro día hablaremos de él.
Reputación. El gabinete de prensa ayuda a crear reputación para la marca. Se trata de un concepto que tu marca debe intentar conseguir sí o sí.
Luego hay otro concepto que no sé si es más importante o igual de importante, siempre tengo dudas. Se trata de la confianza. Si una marca no es capaz de generar confianza y esto se trabaja en comunicación. Si no es capaz de generar confianza, mal vamos. Básicamente porque la gente no va a confiar en ti, y entonces, ¿para qué va a comprar tus productos o servicios?

¿Cómo busco ese espacio en los medios de comunicación?

Imaginación al poder, aunque existen algunas técnicas clásicas como la nota de prensa, que es la técnica más habitual, o el comunicado. Un pequeño inciso respecto al comunicado.

Normalmente está asociado a una comunicación de crisis, aunque no siempre es así. Habitualmente cuando una marca emite un comunicado es por una situación de crisis que quiere evitar o en la que está inmersa. El comunicado está más presente en el mundo de la comunicación política, cada vez menos, pero está más presente que en el sector de las marcas comerciales, por decirlo de algún modo.

Otra las técnicas es la rueda de prensa, con su convocatoria previa, artículos de opinión… Y hacer relaciones públicas. Aquí la idea es hacer cafés, comidas, cenas… con periodistas especialistas de tu sector, si los hay.

Aquí de lo que se trata es de mantener unas buenas relaciones públicas para ayudar a construir una imagen de marca.

Seguramente alguien se estará preguntando si es imprescindible tener un gabinete de prensa.

Mi respuesta es que no. No es imprescindible, pero también es cierto que la mayoría de marcas, no todas, pero sí la mayoría, tienen una estrategia de medios de comunicación. Es decir, el gabinete de prensa no te construye la marca, todo ayuda a construirla porque todo comunica: desde el correo electrónico y las palabras que usas, como descuelgas el teléfono y como tratas al cliente, como tratas al proveedor, como tratas al periodista, como se comunica tu marca con el chat online, lo que dice el copy de tu web… Todo comunica y todo ayuda a crear una imagen de marca.

Y evidentemente, para mí una pieza vital y muy importante es el gabinete de prensa. Claro que podéis ir por el mundo sin gabinete de prensa, pero crear esa imagen de marca os va a costar mucho más, tanto en tiempo como en dinero.

En mi opinión, yo siempre os recomendaría tener una estrategia de medios. En mayor o menor medida, pero que esté bien hecha. Resumiendo, os recomiendo mucho tener un gabinete de prensa.

Despedida

Y hasta aquí el capítulo 6 del podcast Comunica. Tu podcast de referencia sobre comunicación, o no, pero ahí seguimos semana a semana trabajando para conseguirlo.

Cada semana en tu podcatcher preferido iVoox y iTunes. Ahora es tendría que decir que un día de estos ya nos meteremos en el berenjenal de Spotify, pues resulta que nos hemos metido en el berenjenal de Spotify y ya tenemos Comunica.

Así que ya lo sabéis, a darle al corazón para tener guardado el podcast en tu biblioteca. Gracias por vuestra valoraciones en iTunes, gracias por vuestros Me Gusta y comentarios en iVoox.

Gracias también a Deivid River por ser mi técnico en esta pequeña aventura.

¡Nos escuchamos el próximo jueves!